Banyak perusahaan ingin mendapatkan sertfikasi ISO untuk meningkatkan kredibilitas, memenuhi standar international, sekaligus memperluas peluang bisnis. Namun salah satu tantangan terbesar yang sering dihadapi adalah persiapan dokumen ISO. Dokumentasi menjadi bagian penting dalam penerapan ISO karena berfungsi sebagi bukti penerapan sistem manajemen yang sesuai dengan standar international, sebagai pedoman kerja bagi karyawan, serta sebagai alat untuk memastikan konsistensi dan efektivitas proses dalam organisasi. Dokumentasi ini juga membantu audit internal dan eksternal serta mendukung perbaikan berkelanjutan dalam organisasi.
Dokumen Wajib yang dibutuhkan dalam penerapan ISO?
- Lingkup Sistem Manajemen Mutu perusahaan harus menetapkan batas-batas dan penerapan sistem manajemen mutu untuk menentukan lingkupnya. lingkup ini harus terdokumentasi dengan jelas, mencakup jenis produk dan layanan yang dicakup, serta menjelaskan alasan jika ada persyaratan yang dinyatakan tidak berlaku.
- Kebijakan Mutu Kebijakan mutu merupakan pernyataan resmi dari manajemen puncak yang menetapkan komitmen organisasi terhadap mutu. Kebijakan ini harus dikomunikasikan dan dipahami diseluruh organisasi serta menjadi panduan dalam merencanakan dan melaksanakan sistem manajemen mutu.
- Sasaran Mutu dan Cara Pencapaian perusahaan harus menetapkan sasaran mutu yang terukur yang relevan dengan mutu produk dan layanan serta mendukung kebijakan mutu. Sasaran mutu harus direncanakan dengan jelas, termasuk metode untuk mencapai sasaran tersebut, sumber daya yang diperlukan, tanggung jawab, dan waktu penyelesaian.
Perbedaan Dokumen Antar Jenis ISO
Masing-masing standar ISO punya kebutuhan dokumentasi tambahan yang spesifik sesuai fokusnya:
- ISO 9001 (Mutu):
Dokumen terkait kepuasan pelanggan, pengendalian proses, serta pengendalian ketidaksesuaian. - ISO 14001 (Lingkungan):
Dokumen identifikasi aspek & dampak lingkungan, rencana pengendalian, dan pemantauan kinerja lingkungan. - ISO 45001 (K3):
Dokumen penilaian risiko dan peluang K3, prosedur pengendalian bahaya kerja, serta rencana tanggap darurat. - ISO 27001 (Keamanan Informasi):
Dokumen risk assessment keamanan informasi, kebijakan keamanan data, kontrol akses, serta prosedur insiden keamanan. - ISO 37001 (Anti Penyuapan):
Dokumen kebijakan anti-suap, prosedur uji kelayakan (due diligence), laporan dan investigasi dugaan penyuapan, serta catatan pelatihan anti-suap. - ISO 20000-1 (Manajemen Layanan TI):
Dokumen kebijakan layanan TI, katalog layanan, perjanjian tingkat layanan (SLA), prosedur manajemen insiden, perubahan, dan masalah.
Tips Menyusun Dokumen ISO
- Gunakan bahasa sederhana agar mudah dipahami semua pihak.
- Sesuaikan dengan proses nyata di perusahaan, bukan hanya teori.
- Libatkan tim dari berbagai departemen.
- Lakukan pembaruan rutin agar dokumen selalu relevan.
Kesalahan Umum dalam Pembuatan Dokumen ISO
- Membuat dokumen terlalu panjang dan sulit dipahami.
- Hanya copy-paste template tanpa menyesuaikan kondisi perusahaan.
- Tidak ada kontrol versi, sehingga dokumen cepat usang.
Dokumen ISO bukan sekadar formalitas, tetapi alat penting untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Dengan dokumentasi yang tepat, proses sertifikasi akan lebih lancar, dan penerapan ISO akan memberikan manfaat nyata bagi bisnis Anda.
Butuh bantuan menyusun dokumen ISO agar lebih cepat dan tepat? Hubungi kami di:
Call Center: 083191312000
Email: marketing@isospace.id
Kontak: Kristina Saragi (081268161778 | kristina@isospace.id)
Tinggalkan Balasan